Otra forma
de construir procesos magros diseñar, planificar, organizar, dirigir y
controlar un proceso productivo de manera tanto eficaz como eficiente, es un
desafío y al mismo tiempo el objetivo fundamental de toda empresa que aspire a
la excelencia.
Lograr el
mejor proceso requiere tanto de creatividad como de capacidad crítica, lo cual
implica poder objetar los paradigmas existentes, tanto propios como del
entorno, construyendo nuevas formas de pensar la producción.
La mejor
manera de pensar en los procesos productivos es desde la perspectiva de las
Seis “F”, debido ello a la primera letra de las palabras: fundamento,
flexibilidad, fuerza, fiabilidad, flujo y fidelidad.
Un proceso
es un conjunto de actividades interrelacionadas que haciendo uso de diversos
insumos, sean estos humanos, materiales, tecnológicos, máquinas e información,
tiene por objetivo la generación de productos o servicios con valor agregado,
para uso interno o externo.
El objetivo
de todo proceso como se manifiesta es generar un valor agregado, por lo cual
toda actividad o proceso que consume recursos pero no genera valor agregado, ni
para la empresa ni para los consumidores, debe ser eliminado.
El proceso
para funcionar y cumplir sus objetivos correctamente debe hacerlo de manera
armónica y equilibrada, y la mejor manera de encontrar ello es concentrándose
en el análisis de las Seis “F”, veamos por qué.
En primer
lugar tenemos los fundamentos, que son los principios sobre los cuales se
asienta el proceso productivo. Lo primero que debemos hacer es cuestionarnos
cuales son los principios en los cuales se basa actualmente nuestros procesos y
actividades, y que tanto se adaptan ellos a las necesidades y expectativas del
mercado, como a las técnicas utilizadas por nuestros principales competidores.
Si el mercado requiere productos de calidad y a un bajo precio, y nosotros con
nuestra tecnología solo estamos en condiciones de ofrecer calidad pero no
precios aceptables, deberemos hacer uso del benchmarking para adoptar las mejores
técnicas existentes, sean estas pertenecientes o no a nuestros competidores
directos. Es factible adoptar para un proceso o actividad determinada, una
técnica de una empresa que no forme parte de nuestra industria.
Modificar
dichos fundamentos es imperioso a los efectos de recuperar o continuar con los
niveles de competitividad. Hoy las empresas de categoría mundial adoptaron como
sistema productivo la filosofía y sistema “Just in Time”.
El “just in
time” otorga a los procesos la suficiente flexibilidad para hacer frente tanto
a los cambios de productos, como a las alteraciones de volúmenes y períodos de
demanda. Flexibilidad implica la capacidad de cambiar sin destruir los procesos
generadores. Ello no sólo implica la capacidad de cambio de las máquinas en
cuanto a velocidades y combinaciones existente entre ellas, sino también la
flexibilidad de la mano de obra o del personal, capacidad que queda demostrada
en la facilidad para conformar diversos grupos, adaptarse a diversas
producciones o actividades, y la capacidad de ejecutar diferentes tipos de
funciones en las áreas que le son más frecuentes como en otras. Así por ejemplo
en el Japón muchas empresas automotrices ante la caída en la demanda disminuyó
el personal de planta productiva y traslado al personal sobrante al área
ventas. De tal forma se adaptaba la cantidad de personal a las necesidades
reales del proceso, pero al mismo tiempo se utilizaba más personal para
fomentar la venta de rodados.
En el just
in time la fluidez de los procesos resulta fundamental a los efectos de reducir
al mínimo los desperdicios como los plazos de los ciclos completos. Para
adquirir ligereza en los procesos es menester eliminar sistemáticamente los
“cuellos de botella” como todas las obstrucciones, sean estas físicas, administrativas,
burocráticas e inclusive de pensamiento. Lograr la mejor fluidez implica
configurar el mejor flujo, o sea el mejor movimiento tanto de las personas,
como de la información, insumos, partes, productos en proceso y terminados.
Desarrollar el mejor lay-out, sin entorpecimientos ni interferencias, y
obteniendo la mejor visibilidad de los procesos, no sólo permite eliminar
desperdicios, sino que ayuda a lograr el mayor grado de flexibilidad.
Lograr
gestionar la producción como un flujo responde por otra parte a la necesidad de
eliminar los procesos por lotes, con las consecuentes sobreproducción de partes
y artículos terminados. Producir de uno en uno respetando una frecuencia
armónica es el ideal del just in time.
Se obtiene
la mayor fluidez en la medida que los procesos son posean fidelidad y
fiabilidad. En cuanto a la fidelidad entendemos por tal la capacidad de
reproducción exacta y la exactitud en el cumplimiento de las especificaciones.
Reducir los niveles de fallas implica menos reprocesamiento, y consecuentemente
mayor velocidad de salida de los productos a la venta a un menor coste. Para
lograr esta fidelidad es fundamental contar con la fiabilidad, la cual está
dada por el grado de confianza en el funcionamiento y rendimiento de una pieza
o de una máquina. Cuanto mayor sea la fiabilidad de las máquinas, menores serán
los tiempos de espera, y menor la producción fallida, lo cual contribuye a la
mejor fluidez de los procesos. No menos importante resulta para ello la
fiabilidad de los insumos recepcionados.
Esa rapidez
en la rotación de los insumos y productos, son un indicativo de la fuerza de
los procesos, de la energía y capacidad de la empresa para generar flujos
positivos de ingresos. Lograr esa armonía y equilibrio en los flujos implica
estructurar los fundamentos adecuados, para lograr la mayor fiabilidad y
fidelidad de forma tal de obtener tanto flexibilidad como fluidez.
La mejora en
el flujo se logra mediante un mejor diseño de los recorridos, eliminando
transportes y movimientos innecesarios. La flexibilidad pasa tanto por la
capacitación, y entrenamiento del personal, como así también por la reducción
en los tiempos de preparación de las máquinas. La fidelidad implica la
implementación del TQM, en tanto que alcanzar la mejor fiabilidad de las
máquinas consiste en poner en práctica el Mantenimiento Productivo Total.
Conclusión
Lograr, hacer viable las Seis “F” permite a la organización
lograr la armonía y equilibrio en sus procesos, de forma tal de evitar las
Cuatro F Negativas, que son la fricción, el freno, la fragmentación y el
frenesí. Las averías, los tiempos prolongados de preparación, la falta de
partes e insumos, los problemas de detección de defectos son algunas de las
causas principales de fricción en los procesos y del consecuente frenado de los
flujos de los productos en proceso. Por otro lado la fragmentación de los
procesos por funciones son una de las principales causas de improductividades.
Esa falta de armonía termina dando como resultado el frenesí en el desempeño de
los trabajadores y directivos. Falta de calidad, incapacidad para cumplir en
tiempo y forma con los pedidos, sobre costos, excesos de desperdicios y excesos
en las horas de trabajo terminan generando el frenesí.
La falta de equilibrio y armonía genera un mayor consumo de
recursos de forma improductiva, impidiendo la competitividad de la empresa y
frenando su crecimiento y expansión. De igual forma como en la naturaleza los
seres vivos se desarrollan de manera armónica y desequilibrada, una empresa
debe perseguir tal armonía. Cuando se pierde el equilibrio deben llevarse a
cabo las acciones tendientes a restablecerlo y protegerlo.
